Konferenzen und Kongresse sind soziale Events. Während Corona haben viele Unternehmen ihre Events ins Netz verlegt. Was funktioniert dort? Was nicht? Wir haben mit Cornelia Nikele gesprochen, Projektleiterin für das FI-TS Management-Forum, und sie nach ihren Erfahrungen mit digitalen Events gefragt.
Conny, Du bist als Projektleiterin für das FI-TS Management-Forum verantwortlich, das größte und wichtigste Event von FI-TS. 2019 fand die Veranstaltung wie jedes Jahr in der BMW Welt München als ganztägige Veranstaltung mit rund 420 Teilnehmern statt. 2020 musste das Event Corona-bedingt verschoben werden. 2021 habt Ihr Euch für ein digitales Format entschieden, und das FI-TS Management-Forum fand am 25. März als halbtägige virtuelle Konferenz statt.
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Was waren für Dich die besonderen Herausforderungen bei der Planung der virtuellen Konferenz?
Die Herausforderung war zuallererst: Wo anfangen? Wir mussten erstmal in die Analyse gehen, welche virtuellen Plattformen es aktuell gibt und welche davon sich für uns am besten eignet. Hier hat eine genaue Analyse stattgefunden, da das Tool ja auch einen großen Teil dazu beiträgt, wie die Veranstaltung wahrgenommen wird. Zudem mussten wir die gesamte Management-Forum-Ablaufplanung bzw. das Programm dem virtuellen Format anpassen. Heißt: Zeiten verkürzen, Dramaturgie schaffen und daraus folgte natürlich die Absprache mit allen beteiligten Speakern. Zudem mussten wir auch ein geeignetes Studio finden, in dem die Veranstaltung unter Einhaltung des Hygienekonzeptes stattfinden konnte.
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Hattest Du schon Erfahrung mit digitalen Veranstaltungsformaten?
Ich habe bereits im Oktober und November 2020 mein erstes virtuelles Event durchgeführt: die FI-TS Innovation-Days. Hier hatten wir jedoch einen kleineren Teilnehmerkreis und haben einen starken Fokus auf den Austausch zwischen den Teilnehmern gelegt. Zudem betrug die Eventdauer über 6 Stunden. Im Nachhinein würde ich sagen, dass mir diese Erfahrung schon sehr geholfen hat, da man hier schon mal detailliert Einblicke bekommen hat, an was man alles denken muss, wenn man ein virtuelles Event plant :-). Regieplan, Technikausstattung, Schaltungen, Hygienekonzept etc.
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Wie unterschiedet sich die Vorbereitung auf ein virtuelles Event von der Vorbereitung auf ein Live-Event vor Ort?
Es sind einfach zwei unterschiedliche Ansätze. Durch die Erfahrung mit der Organisation von Live-Events hat man meist ein eingespieltes Team bzw. einen ähnlichen Ablauf in der Planung. Bei virtuellen Events hat man eine viel intensivere Vorabplanung, da man hier haargenau die ganzen Schaltungen im Prozess bedenken muss. Zudem muss man sich viel mehr Gedanken machen, wie man das Publikum interaktiv am Event teilhaben lassen kann. Bei einem Live-Event passiert das ja ganz von selbst, dass man sich mehr mit dem Publikum austauschen kann, das ist im virtuellen Format leider nicht in diesem Umfang möglich.
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Muss man mehr Zeit für die Planung eines virtuellen Events einplanen?
Ja, man braucht definitiv einiges mehr an Zeit für die Planung. Man muss zusätzliche Proben einbauen und Zeit für den Technik-Check. Das ist nicht zu unterschätzen – je mehr Technik im Spiel ist, desto mehr kann schiefgehen JDas kennen wir ja alle. Dafür sind die zahlreichen Tests im Vorfeld wichtig, auch mit den ganzen Speakern, die ggf. zugeschaltet werden. Die Koordination der beteiligten Akteure ist auch aufwändiger als bei einem Live-Event.
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Was ist im digitalen Format inhaltlich anders? Bei der Programmgestaltung habt Ihr auf kurze Impulse mit kondensierten Informationen gesetzt. Die einzelnen Slots waren kürzer. Was war sonst noch anders und wie habt Ihr das umgesetzt?
Das ist korrekt. Wir alle wissen, wie viel Zeit wir aktuell durch die Pandemie im Homeoffice vor den Rechnern sitzen und wie es sich mit der Aufmerksamkeitsspanne verhält. Ein Online-Event sollte daher nicht zu lange sein. Deshalb haben wir die Vorträge stark verkürzt auf kurze maximal 15-minütige Slots. Zudem haben wir zwischendurch Pausen eingeplant und auch unterhaltsame, lustige Acts eingebaut. Das lockert die Veranstaltung auf. Zusätzlich wurde das ganze Format musikalisch durch eine Band begleitet, um Abwechslung zu schaffen. Insgesamt muss man einfach mehr auf die Dramaturgie achten, um den Teilnehmer am Bildschirm zu „fesseln“.
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Gab es für Dich persönlich einen Gänsehaut-Moment während des Management-Forums?
Ja, das war ganz am Anfang, als die Band aufgehört hat zu spielen und runtergezählt wurde zum Live-Gang der Moderatorin. Als ich dann das Intro gehört habe und die Moderatorin angefangen hat zu sprechen, war ich sehr erleichtert, dass jetzt alles beginnt.
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An den Zahlen konntet Ihr ablesen, dass fast alle Teilnehmer des Management-Forums bis zum Ende der Veranstaltung live vor den Bildschirmen dabei waren. Das ist großartig. Worauf führst Du das zurück?
Ja, das freut mich sehr und wie ich erfahren habe, kommt das nicht allzu häufig vor. Daher freut es mich umso mehr. Laut Teilnehmer-Feedback kamen besonders die kurzen, informativen Vorträge gut an, aber auch die Auswahl der Speaker, und dass man interaktiv am Event teilnehmen konnte.
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Eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Event ist die Kommunikationskampagne um das Event herum. Welche Kommunikationsmaßnahmen hast Du vor und nach dem Event umgesetzt?
Wir haben eine relativ breite Kommunikationskampagne gefahren. In der externen Kommunikation gehörte dazu natürlich die Management-Forum-Webseite, auf der wir das Programm, die Speaker und das Format dargestellt haben. Zudem gab es dann noch unterstützende Blog-Beiträge auf unserem Unternehmensblog und natürlich die Kommunikation über die Social-Media-Plattformen. Nach dem Event haben wir unsere Webseite mit einem Gesamt-Überblick aktualisiert und ein Highlight-Video (90-Sekünder) veröffentlicht. Begleitet wurde das Ganze natürlich durch die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern. Dazu wurden das Konzept sowie alle wichtigen Inhalte im Vorfeld dargestellt und auch regelmäßig Updates gegeben zum aktuellen Stand.
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Welches Feedback habt Ihr von Euren Gästen bekommen?
Von unseren Teilnehmer*innen haben wir sehr positives Feedback bekommen. Das hat uns natürlich sehr gefreut. Einige Teilnehmerstimmen findet man auch direkt auf unserer Event-Webseite.
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Gibt es irgendetwas, was Du in der Rückschau anders machen würdest? Was sind Eure Learnings?
Gute Frage. Ein Learning ist eindeutig, dass man einen großen Abstimmungsaufwand hat, und die regelmäßigen Jourfixe-Meetings mit der gesamten Crew extrem wichtig und sinnvoll sind. So kann jeder gezielt an seinen Aufgaben arbeiten und dann ein Update an die anderen geben. Ich denke, so haben wir es auch geschafft, die Mammutaufgabe in kleinere Herausforderungen oder Aufgabengebiete zu unterteilen und diese kontinuierlich abzuarbeiten. Je genauer die Planung im Vorfeld ist, desto weniger kann schiefgehen und desto „beruhigter“ kann man dem Eventtag begegnen.
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Corona wird uns noch eine Weile begleiten. Setzt FI-TS weiter auf virtuelle Veranstaltungen und wenn ja, was habt Ihr in der Pipeline? Welche Themen sind Euch wichtig?
Wir haben erkannt, dass das Online-Format bei unseren Kunden gut ankommt. Wir prüfen aktuell, welche Maßnahmen und Angebote wir auch in Zukunft virtuell anbieten. Dieses Jahr stehen noch die Innovation-Days an. Hier werden wir beizeiten auf unserer Webseite informieren, in welchem Format diese stattfinden werden. Dennoch hoffen wir natürlich, dass wir nächstes Jahr unser Management-Forum wieder live vor Ort durchführen können.
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Während Corona haben viele Unternehmen ihre Events ins Netz verlegt. Was ist Dein Fazit? Was funktioniert dort? Was nicht?
Wenn man es so sagen will, die Pandemie hat der Digitalisierung schon einen großen Schub gegeben. Es gibt aktuell sehr viel gute Möglichkeiten, Events auch virtuell erfolgreich durchzuführen. Mein Fazit ist, dass man das auf jeden Fall auch zukünftig nutzen sollte und weiterhin vermehrt auf Online-Veranstaltungen setzen wird. Dennoch werden Online-Events nie Live-Veranstaltungen komplett ersetzen. Das Networking und der direkte Austausch vor Ort sind einfach anders, und auch ich freue mich schon, wenn diese Events wieder live stattfinden können. Ich denke, eine gesunde Mischung macht‘s, Online-Events und Live-Events vor Ort – so kann der Kunde wählen und ist flexibler.
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Für das Management-Forum 2022 habt Ihr ja schon einen Termin, den 24. März 2022. Location wird wie gewohnt die BMW Welt München sein. Worauf freust Du Dich dabei besonders?
Endlich wieder mit Menschen Face-to-Face zu sprechen und zu networken. Ein Live-Event hat immer ein ganz bestimmtes Flair und bringt Menschen zusammen, die interessiert sind an konkreten Themen und sich dazu auch austauschen wollen. Darauf freue ich mich schon sehr.
Facts & Figures rund um das Management-Forum 2021
- 300+ digitale Teilnehmer
- Sehr stabile Teilnehmerzahlen das ganze Event hindurch
- No-Show Rate <10% und durchschnittlich war ein User ca. 3,5h zugeschalten (bei 4,5 Stunden Eventdauer abzgl. einer Stunde Band vorne und hinten: sehr gut!)
- 11 Speaker
- 20 Partner/Sponsoren
Zur Person
Cornelia Nikele ist verantwortliche Projektleiterin für das FI-TS Management-Forum. Die Expertin für B2B Strategic Marketing arbeitet seit 2019 bei dem Münchner IT-Dienstleister im Bereich Vertriebsstrategie, Marketing & Prozesse.
FI-TS Management-Forum
Das FI-TS Management-Forum kann bereits auf 20 erfolgreiche Jahre zurückblicken. FI-TS entwickelt das Event-Konzept kontinuierlich weiter, um seiner Community stets eine exklusive Gesprächsplattform zu bieten. Dabei orientiert sich das Veranstaltungskonzept an den Bedürfnissen von Führungskräften, Entscheidern und Anbietern innovativer Technologien. Ziel ist es, konkrete Impulse rund um die Frage zu geben, wie Banken, Finanzdienstleister und Versicherungen die Herausforderungen des Wettbewerbs aktiv meistern können. Kern der Veranstaltung bildet immer ein relevantes IT-Thema, das die CIOs der Finanz- und Versicherungsbranche aktuell bewegt. 2021 fand die Veranstaltung Corona-bedingt erstmals als halbtägige virtuelle Konferenz statt.
Finanz Informatik Technologie Service (FI-TS)
Die Finanz Informatik Technologie Service GmbH & Co. KG (FI-TS) ist ein etablierter IT-Partner der Finanzwirtschaft und größter IT-Dienstleister für Landesbanken. Als Tochter der Finanz Informatik (FI) und Teil der Sparkassen-Finanzgruppe unterstützt der IT-Provider private und öffentliche Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister mit standardisierten IT-Dienstleistungen.
FI-TS versteht sich als „The Bridge to Digitalization in Financial Industries“. Auf Basis einer integrierenden IT-Service-Plattform mit Leistungen vom klassischen Rechenzentrumsbetrieb bis hin zu Public Cloud-Produkten und Services wie Compliance, Providermanagement, Transition, Transformation, Beratung ermöglicht das Unternehmen seinen Kunden die digitale Transformation. FI-TS bringt langjährige Erfahrungen aus der Finanzbranche in Kundenbeziehungen ein und richtet seine Services an den regulatorischen Anforderungen der Branche aus – „IT made for Banking and Insurance“.